Sabtu lalu, CEO System Ever Indonesia, Oh Cheol Kwon menjadi pembicara utama di international conference, “Empowering Excellence with Enterprise Resource Planning" yang diselenggarakan oleh Magister Akuntansi Universitas Trisakti. Event ini dihadiri oleh Mrs. Annisa Fitria perwakilan dari Embassy Germany, Yolanda Masnita Dean at Faculty of Economics and Business, Trisakti University dan Prof Sekar Mayangsari Head of Master's of Accounting Program . Dalam seminar ini, Mr. Kwon memaparkan pengalaman System Ever Indonesia terkait implementasi ERP di Indonesia selama ini.

Dalam presentasinya, Mr. Kwon mengungkapkan bahwa implementasi ERP sebuah perusahaan perlu memperhatikan CSF (Critical Success Factor) yang terdiri dari:

1.  Komitmen dan Dukungan Manajemen
2. Manajemen Proyek dan Waktu
3.  Tujuan dan Sasaran yang Jelas  
4.  Manajemen Perubahan
5.  User Training
6. Akurasi Data dan Integrasi

Salah satu elemen yang paling penting dalam CSF adalah komitmen dan dukungan manajemen. Dukungan mereka memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan disediakan dan bahwa proyek mendapatkan perhatian dan prioritas yang dibutuhkan, yang secara signifikan mempengaruhi keberhasilannya. Dukungan ini dilakukan dalam 3 fase yakni :

1. Sebelum Implementasi Fase ini berkaitan erat dengan pengelolaan anggaran proyek, yang sepenuhnya berada di bawah wewenang manajemen. Jika manajemen melihat ERP sebagai bagian dari kolaborasi sederhana tanpa tujuan yang jelas, maka anggaran dan sumber daya yang dialokasikan mungkin tidak mencukupi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Sebaliknya, jika manajemen memiliki tujuan yang jelas dan menetapkan anggaran yang terdefinisi dengan baik, proses pengambilan keputusan akan lebih cepat dan efisien. Manajemen yang berkomitmen akan mengarahkan sumber daya yang cukup dan mengatasi tantangan yang muncul selama implementasi, memastikan bahwa proyek dapat dilaksanakan dengan lancar dan sesuai rencana.
2. Selama Implementasi Selama periode implementasi, sangat penting untuk secara jelas mengkomunikasikan visi tentang apa yang akan dicapai dengan implementasi ERP. Selain itu, perhatian dan dukungan dari manajemen, terutama dalam alokasi sumber daya manusia juga menjadi aspek kritis. Karena implementasi ERP sering kali membawa perubahan pada alur kerja yang ada, persetujuan dan dukungan untuk perubahan ini dari manajemen adalah wajib.
3. Pasca Implementasi Pada fase ini, manajemen harus terus memantau laporan yang dihasilkan dari sistem ERP dan memastikan bahwa sistem tersebut digunakan secara konsisten. Jika laporan masih diterima dalam format Excel yang sama seperti sebelumnya, ini bisa menjadi tanda bahwa karyawan tidak memasukkan data ke dalam ERP dengan tepat waktu. Jika masalah ini dibiarkan, implementasi ERP menjadi sia-sia.

Selanjutnya, Mr. Kwon memaparkan bahwa hal lain yang bisa mendukung keberhasilan implementasi ERP adalah dengan memilih ERP yang sesuai dan tepat. Menurutnya, ERP yang sesuai adalah ERP yang mampu memenuhi persyaratan dan tantangan unik dari organisasi. Ini termasuk fitur-fitur yang relevan dengan proses bisnis, ukuran, dan industri tempat organisasi beroperasi. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur mungkin memerlukan modul khusus untuk manajemen rantai pasokan dan produksi, sementara perusahaan layanan mungkin memerlukan fitur yang lebih fokus pada manajemen proyek dan layanan pelanggan. Dengan memilih ERP yang sesuai, organisasi memastikan bahwa sistem dapat mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari mereka tanpa perlu melakukan penyesuaian yang berlebihan atau menambahkan modul yang tidak relevan.

Memilih ERP juga harus mempertimbangkan kualitas dari konsultan ERP. Konsultan yang berpengalaman dan kompatibel dengan organisasi dapat memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih sesuai dengan kebutuhan spesifik, serta membantu dalam analisis, perencanaan, dan pelatihan. Mereka menyediakan panduan berharga selama implementasi dan dukungan berkelanjutan, memastikan bahwa sistem berfungsi dengan baik dan dapat diintegrasikan secara efektif dengan proses bisnis yang ada.

Mr. Kwon menyebutkan bahwa selama di Indonesia, implementasi ERP menghadapi berbagai tantangan karena setiap industri di Indonesia memiliki kebutuhan yang berbeda. Salah satu contohnya adalah industri manufaktur untuk suku cadang mobil. Biasanya, perusahaan di sektor ini menghadapi masalah pada manajemen pengadaan bahan baku, menangani fluktuasi permintaan, dan memastikan kontrol kualitas. Dengan masalah-masalah tersebut, perusahaan memerlukan beberapa fitur kunci seperti MRP (Material Requirements Planning) yang berguna untuk perencanaan dan penjadwalan produk, mengintegrasikan data real-time tentang sumber daya, serta mendukung penyesuaian kapasitas produksi. Sistem MES (Manufacturing Execution System) berguna untuk pembaruan real-time, dan fungsi manajemen LOT yang menyediakan pelacakan yang lebih baik dan respons terhadap keluhan pelanggan.  Fitur ini mengintegrasikan proses antara proses hulu dan hilir sehingga mampu menyediakan laporan mengenai proses tersebut.

Mr. Kwon juga menambahkan bahwa kebutuhan unik lainnya muncul di industri manufaktur yang beroperasi di kawasan berikat. Di kawasan ini, perusahaan harus mematuhi aturan Bea Cukai yang ketat, termasuk implementasi sistem IT Inventory yang terintegrasi dengan CEISA 4.0 (Customs-Excise Information System and Automation). CEISA 4.0 adalah sistem yang dirancang untuk mempermudah proses administrasi dan pengawasan barang yang melintasi batas bea cukai, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Perusahaan-perusahaan di kawasan berikat, sering menghadapi tantangan dalam memenuhi persyaratan ini. Integrasi IT Inventory dengan CEISA 4.0 memerlukan sistem yang tidak hanya dapat mengelola inventaris secara efisien tetapi juga dapat berkomunikasi dengan sistem bea cukai secara real-time. Hal ini mencakup pelaporan yang akurat dan tepat waktu mengenai pergerakan barang, dokumentasi kepatuhan, serta manajemen data untuk menghindari kesalahan atau keterlambatan yang bisa berakibat pada denda atau penundaan pengiriman. Sebagai penutup Kwon menekankan bahwa selaras dengan CSF, kesuksesan implementasi tidak bisa hanya dilakukan oleh satu pihak, akan tetapi ke dua belah pihak baik dari provider ERP dan klien, keduanya memiliki peran masing-masing namun saling berkaitan. Komunikasi yang baik antar kedua belah pihak bisa menjadi kunci suksesnya implementasi ERP.